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業務効率化エッセンス/Excel(エクセル),Access(アクセス)

 

Excel(エクセル)の効率的な使い方

Excel(エクセル)を使う上でもっとも大事なことは、集計可能な状態でデータを持つことです。それは、データベース的な持ちかたということになります。

つまり、1行1明細、1列1意でデータを持つことになります。

そうすると、ピボット、オートフィルターどの、Excel(エクセル)の優れた集計機能を駆使することが出来るようになります。

そして、この元データから、レポーティングするために加工された表をつくります。そして、元データが修正・追加されると、レポーティング表が更新されるようにします。

良く起きることですが、元データが間違っていると、全てのレポーティグ表を個別に修正しなければいけないようになってしまうExcel(エクセル)を見ることがあります。

これは、間違いのもとであり、相当の工数を要することになります。

それから、同じ言葉は、同じように入力することが大事です。集計をするときに、全角・半角、スペースのありなし、略称・省略なしなどは、違うものと認識されます。そのためには、入力規則を使うと便利です。

 

 

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